Viele Arbeitgeber verschicken Abmahnungen, die formelle oder inhaltliche Fehler enthalten. Als Fachanwaelte fuer Arbeitsrecht in München pruefen wir regelmaessig Abmahnungen auf ihre Wirksamkeit - und finden erstaunlich oft Angriffspunkte. Was eine Abmahnung inhaltlich enthalten muss und welche Formfehler sie unwirksam machen, erklaeren wir in diesem Ratgeber.
Formvorschriften: Gibt es sie ueberhaupt?
Die Antwort mag ueberraschen: Eine Abmahnung ist an keine bestimmte Form gebunden. Das Arbeitsrecht schreibt weder Schriftlichkeit noch eine bestimmte Zustellungsart vor. Das bedeutet:
- Schriftliche Abmahnung: Der Regelfall in der Praxis, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben
- Muendliche Abmahnung: Rechtlich zulaessig, aber fuer den Arbeitgeber schwer zu beweisen
- Per E-Mail: Grundsaetzlich wirksam, wenn der Zugang nachweisbar ist
- Per Einschreiben: Haeufig gewaehlt fuer den Zugangsnachweis
- Persoenliche Uebergabe: Ebenfalls ueblich, idealerweise mit Empfangsbestaetigung
Wichtig: Auch wenn keine Formvorschrift besteht, empfehlen wir Arbeitgebern stets die Schriftform. Fuer Arbeitnehmer bedeutet das umgekehrt: Auch ein muendlicher Rueffel kann eine wirksame Abmahnung sein, wenn die inhaltlichen Voraussetzungen erfuellt sind.
Die drei Funktionen einer wirksamen Abmahnung
Das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass eine Abmahnung drei Funktionen erfuellt. Fehlt auch nur eine, liegt keine wirksame Abmahnung vor:
1. Dokumentationsfunktion (Hinweisfunktion)
Der Arbeitgeber muss das beanstandete Verhalten so konkret beschreiben, dass der Arbeitnehmer genau erkennen kann, was ihm vorgeworfen wird. Erforderlich sind:
- Genaues Datum und Uhrzeit des Vorfalls
- Beschreibung des konkreten Verhaltens
- Benennung der verletzten Pflicht (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Gesetz)
2. Ruegefunktion (Beanstandungsfunktion)
Der Arbeitgeber muss unmissverstaendlich deutlich machen, dass er das Verhalten als Pflichtverletzung ansieht und den Arbeitnehmer auffordern, dieses Verhalten kuenftig zu unterlassen.
3. Warnfunktion (Androhungsfunktion)
Die Abmahnung muss arbeitsrechtliche Konsequenzen fuer den Wiederholungsfall androhen. In der Regel wird mit Kündigung gedroht. Ohne diese Warnung handelt es sich lediglich um eine Ermahnung, die keine Kuendigungsvorbereitung darstellt.
Typische Fehler in Abmahnungen
Folgende Fehler machen eine Abmahnung angreifbar oder unwirksam:
- Fehlende Konkretisierung: 'Sie kommen haeufig zu spaet' statt 'Am 15.01.2026 erschienen Sie um 9:47 Uhr statt um 9:00 Uhr'
- Fehlende Kuendigungsandrohung: Ohne klare Warnung vor Konsequenzen liegt keine Abmahnung vor
- Unzutreffende Vorwuerfe: Wenn der beschriebene Vorfall nicht stimmt oder nachweislich anders ablief
- Falsche Rechtsgrundlage: Berufung auf eine Pflicht, die so nicht besteht
- Sammelabmahnung mit unberechtigten Vorwuerfen: Enthaelt eine Abmahnung mehrere Vorwuerfe und ist auch nur einer unberechtigt, ist die gesamte Abmahnung angreifbar
- Abmahnung durch unzustaendige Person: Nicht jeder Vorgesetzte ist abmahnungsberechtigt
Abmahnung auf Fehler pruefen lassen
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Kostenlose Erstberatung 089 - 201 741 44Abmahnung, Ermahnung, Verwarnung: Die Unterschiede
Nicht jedes Schreiben des Arbeitgebers ist automatisch eine Abmahnung. Die Abgrenzung ist wichtig:
- Abmahnung: Enthaelt alle drei Funktionen. Kann als Vorstufe zur Kündigung dienen
- Ermahnung: Benennt das Fehlverhalten, droht aber keine Kündigung an. Reicht nicht als Kuendigungsvorbereitung
- Verwarnung: Aehnlich der Ermahnung, meist milder im Ton. Keine Kuendigungsvorbereitende Wirkung
Achtung: Die Bezeichnung des Schreibens ist nicht entscheidend. Ein Schreiben mit der Ueberschrift 'Ermahnung', das aber eine Kuendigungsandrohung enthaelt, ist rechtlich eine Abmahnung. Umgekehrt ist ein als 'Abmahnung' betiteltes Schreiben ohne Kuendigungsandrohung nur eine Ermahnung.
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